Selon Cyrille Sauterau - le PDG de Deskom - l'objectif des entreprises est de diviser par deux ou trois le coût de traitement des FACTURES avec un volume croissant et des effectifs stables. Le process et flux papier ralentissent l'entreprise.
La FACTURE ( 8 millions c'est le nombre moyen de factures reçues par un distributeur de ses fournisseurs chaque année ) est un document commercial et administratif crucial de la relation client-fournisseur, car elle est à la fois un document
- contractuel,
- financier,
- fiscal ( cf. TVA et autres taxes.. ).
Dans la plupart des centres administratifs les FACTURES papier sont généralement saisies par la comptabilité et suivent dans nos organisations bureaucratiques un circuit de validation plus ou moins complexe avec ses photocopies, ses navettes, ses parapheurs transmis de bureau en bureau entre les différentes personnes habilitées dans le cadre de délégations plus ou moins rigides. Une fois l'opération effectuée la FACTURE est classée en attente de règlement puis archivée à la fin de son cheminement. C'est un document, une pièce à présenter aux Commissaires aux Comptes lors de leurs sondages et vérifications et à l'Administration Fiscale en cas de contrôles inopinés.
La DÉMATÉRIALISATION automatise les procédures comptables en supprimant les tâches de saisie manuelle des FACTURES et en simplifiant les opérations de rapprochement avec le bon de commande et/ou le bon de livraison. Dématérialiser les FACTURES fournisseurs permet également de réduire de manière considérable les temps de traitement ( manipulation, saisie, consultation, archivage ) et les coûts cachés comme les photocopies mais également de disposer d'une information complète et exploitable en temps réel pour tous les acteurs concernés ; par exemple les demandes d'information des adhérents d'une Centrale d'Achat sont vite satisfaites.
Les avantages et les gains sont :
- accélération du processus de facturation,
- paiement des fournisseurs dans les délais impartis,
- qualité et amélioration de la gestion de trésorerie,
- meilleure traçabilité,
- amélioration du partage d'informations entre les services ( comptabilité, fournisseurs, achats..),
- réduction des litiges,
- amélioration de la performance,
- et prise en compte du développement durable...
Chez Lortel - fabricant d'accessoires de levage et de manutention - grâce à la dématérialisation la vitesse de traitement aurait augmenté de manière inversement proportionnelle aux coûts de fonctionnement et du personnel, c'est un service à valeur ajoutée. L'automatisation des échanges outre le bénéfice de la rigidité de l'outil informatique est l'allié de la méticulosité comptable jugée par les observateurs superficiels tatillonne et source de retard et surtout une véritable création de valeur.
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Actuellement produites à partir d'outils informatiques ( ERP, applications comptables...) presque toutes les FACTURES professionnelles sont potentiellement et nativement numérisables. Las, mais aujourd'hui, plus de 95% des FACTURES reçues sont encore des FACTURES papier. La dématérialisation n'en est encore qu'à ses débuts mais déjà de nombreux outils sont proposés sur la marché.
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La dématérialisation de FACTURES peut être abordée de plusieurs manières :
- en interne l'entreprise numérise les documents en entrée avec des scanners de production à haute vitesse ou des copeurs multi-fonctions.
- l'entreprise reçoit les documents déjà numérisés ( il va de soi qu'il faut avoir la collaboration de ses fournisseurs ) ; seule la FACTURE papier fait foi auprès des tiers et de l'Administation fiscale : il s'agit de la dématérialisation simple, un simple échange de documents numériques.
- la suppression de tout papier : la dématérialisation fiscale.
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La Direction Générale des Impôts a défini les modalités d'échange et les conditions d'archivage l'objectif est de garantir l'intégrité du contenu du message de la FACTURE ainsi que l'authenticité d'origine.
D'abord, l'EDI - Echange de Données Informatiques - encadré par l'article 289 bis du C.G.I : la FACTURE fait l'objet de FACTURE d'origine dès lors que les partenaires se mettent d'accord sur une norme interprétable d'ordinateur à ordinateur et traitable automatiquement. GS1 ( son site est à consulter ) recommande de mettre en place une convention d'interchange afin de définir l'échange entre les partenaires.
L'utilisation de la signature électronique ( consulter l'article 289-V du C.G.I ) est un deuxième moyen qui permet de sécuriser la FACTURE en la signant électroniquement.
La dématérialisation fiscale de la FACTURE implique la suppression du document papier. Avec l'EDI classique le papier reste l'original fiscal qui a valeur probante aux yeux de l'Administration souligne Emile Sion, chef de projet e-commerce GS1. ( en avril 2009 GS1 certifie 19 solutions permettant la dématérialisation des FACTURES EDI ). L'outil permet et doit permettre la restitution du message dans son état brut, c'est à dire le message standard selon les normes, mais également être capable d'interpréter ces données en structure pour en permettre la lecture lisible selon un standard de FACTURE ( en PDF, feuille de style, un message clair, une visualisation de l'image de la FACTURE )
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Les coûts sont variables selon les outils :
- la solution la plus coûteuse l'EDI intégré avec une station hébergée ( environ 20 000 € ), en plus du matériel elle nécessite un service informatique interne.
- l'EDI en ASP ou hébergé par un prestataire ( location ),
- le web EDI pour les petits flux qui met à la disposition un accès web avec une interface où les données de facturation sont saisies, il est nécessaire de ressaisir des informations ( entre 100 et 200 € par an ).
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A L'heure actuelle sont en production CARREFOUR et AUCHAN en PDF signés ( article 289-V ), METRO et Système U , CASINO, MONOPRIX, CORA, INTERMARCHE ont annoncé leurs projets cette année...
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Les articles du magazine POINTSDEVENTE sont illustrés d'exemples de dématérialisation :
1) Le LECLERC de Betting ( 57 )
Le courrier, tout de suite après son ouverture est dématérialisé, c'est-à-dire scanné et envoyé dans la GED ( Gestion Electronique de Documents )
Les FACTURES et les Bons de Livraison sont rapprochés par une personne physique via deux écrans distincts, approuvés et parfois commentés avant d'être réglés.
Les avantages sont : la réduction de la superficie de Bureaux de plus de 30%, le gain de temps en aval de la comptabilisation, en plus l'archivage est effectué une fois par an sur des CD-ROM non ré-inscriptibles et non plus sur 10 ou 15 palettes. Le retour sur sur investissement s'est fait en moins d'un an.
2) CASTORAMA
Cette entreprise reçoit de ses fournisseurs 2,5 millions de FACTURES par an.
CASTORAMA a choisi le progiciel d'EDT, son prestataire EDI depuis 1996 - messages commandes, accusés de commandes et bons de livraison -
Le logiciel d'EDT couvrait l'ensemble des besoins de l'enseigne et était l'offre la plus attractive parmi celles d'autres fournisseurs.
Le regroupement de compétences EDI et COMPTABLES ont permis au projet d'être assez rapide.
Le coût du traitement des FACTURES aurait été réduit de 80%.
Outre les difficultés de travailler avec des fournisseurs ne possédant pas de raison sociale en France et de composer avec les législations françaises et européennes CASTORAMA aurait rencontré des problèmes dans la gestion d'arrondis liés aux outils ne suivant pas les mêmes règles, ceux-ci étant auparavant traités manuellement dans les services comptables.
( source : PointsdeVente - le magazine des magasins - n° 1046 du 20 avril 2009 -ISSN 0150-1844 )
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